El ciclo de vida de un préstamo

Martes 30 de mayo de 2017 por Miranda Hambro y Matt Heffernan

Muchos museos tienen un programa activo de préstamos, préstamos y préstamos a otras organizaciones. Por ejemplo, curadores para Nueva York en su núcleo recorrió colecciones a lo largo y ancho para complementar las ricas colecciones del Museo al contar la historia de esta gran ciudad. Hay mucho trabajo durante un largo período de tiempo involucrado en la realización de estos préstamos. Vayamos detrás de escena para obtener una visión general del proceso.

Cuando planifican una exposición, los curadores buscan artículos en su propia colección y en las colecciones de otras instituciones para ilustrar la historia que quieren contar. Imagine que una institución prestataria identifica préstamos en la colección del Museo de la Ciudad de Nueva York. Después de identificar nuestros artículos, a menudo buscando en línea Portal de colecciones, nos envían una carta, explicando la exposición que están planeando y solicitando el préstamo. ¡Esto normalmente ocurre uno o dos años antes de que se abra la exposición!

Una vez que recibimos la solicitud, junto con un informe de las instalaciones que detalla las condiciones específicas en la institución prestataria, los registradores buscan información sobre los artículos, confirman que los objetos no son necesarios en su propia institución para una exposición, y no se les ha prometido una Préstamo en otro lugar. También confirman, a través de registros meticulosos de la base de datos, que este objeto no se ha exhibido recientemente. Dependiendo del tipo de material, una vez que un objeto ha estado en exhibición (el período de tiempo varía) debe "descansar" en un ambiente controlado lejos de toda luz antes de que pueda mostrarse nuevamente.

Reginald Marsh (1898-1954). Ambrose Lightship. 1937. Museo de la ciudad de Nueva York. 76.24.2.

A continuación, los registradores presentan la solicitud a los conservadores y archiveros de la colección que realizan una inspección física para determinar si los artículos son lo suficientemente fuertes como para resistir la exposición. A veces esto puede significar viajar durante meses o incluso años a la vez. Los curadores determinan si un artículo necesitará conservación o no antes de que pueda viajar, y cuánto tiempo puede desaparecer. También estipulan si será necesario o no un servicio de mensajería, como cuando las selecciones recientes de nuestro Jacob Riis colección viajó a Demark.

Después de toda esta investigación y verificación, los artículos y las solicitudes de préstamos se presentan al Comité de Cobros. Este es un grupo formado por varios grupos dentro del Museo: curadores, registradores, el Director, miembros de la Junta, etc. Dan su aprobación y recomiendan que el préstamo sea aprobado por el Comité Ejecutivo, y luego se presenta a la Junta completa. Todo este proceso puede llevar varios meses.

Una vez que se aprueba el préstamo, los registradores redoblan sus esfuerzos; si se necesita conservación o limpieza, organizamos la conservación de las obras. Si se necesita una caja, organizamos que los fabricantes de cajas midan los artículos y preparen una caja para ellos. Normalmente, los registradores de la institución prestataria organizarán el envío (se requieren compañías especializadas en el manejo del arte con experiencia en el movimiento de objetos frágiles e históricamente importantes), pero la institución crediticia debe aprobar su elección. La institución prestataria también debe enviar prueba de cobertura de seguro, que los registradores de préstamos revisan y aprueban. Los registradores de préstamos redactan un contrato legal con la institución prestataria, denominado acuerdo de préstamo, que establece todos los requisitos necesarios para cada objeto único.

Pedazo de cristal del Palacio de Cristal. California. 1853. Museo de la ciudad de Nueva York. 36.407.

Finalmente, llega el día del envío: los registradores supervisan el embalaje de los artículos y su carga en el camión y el avión (si es necesario). El registrador podría incluso acompañar el artículo a su nueva ubicación temporal para supervisar la instalación. Los registradores de la institución prestataria ciertamente están disponibles, supervisan la instalación y se aseguran de que todos los artículos se manejen según lo estipulado en el contrato de préstamo, asegurando que se mantengan los niveles de luz, temperatura, estructura y montaje, y los requisitos de seguridad.

William Auerbach-Levy (1889-1964). George Gershwin al piano. 1926. Museo de la ciudad de Nueva York. 67.109.

Durante la exhibición, el registrador del prestatario está disponible para asegurarse de que los artículos sean tratados según lo especificado por la institución de crédito (que las fotos no se toman si eso no está permitido, etc.). Realizan controles diarios del espacio de exhibición e inmediatamente alertarán a sus contrapartes en la institución de crédito si hay algún tipo de problema.

Cuando termina la exposición, el proceso se invierte: los registradores están allí para la desinstalación, el reempaque (todos los materiales de embalaje se mantienen y etiquetan, de modo que los artículos se puedan volver a empacar exactamente como fueron embalados originalmente), y envío de devolución.

Una vez que el material prestado vuelve a nosotros, lo desempaquetamos, verificamos su estado cuidadosamente (esto también se hace en cada paso del proceso) y lo devolvemos al almacenamiento. Actualizamos todos los registros de la base de datos, para que los futuros registradores puedan ver el historial de exhibición del objeto de un vistazo.

Para obtener información adicional sobre los préstamos de cobranza, comuníquese con la oficina del Registrador al MCNY-Registrars@mcny.org.

Por Miranda Hambro y Matt Heffernan

Miranda Hambro es la Registradora de la Exposición Central y Matt Heffernan es un Registrador en el Departamento de Colecciones.

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